Электронный документооборот (ЭДО) является важным компонентом любой организации, пытающейся перейти на гибридное или полностью цифровое рабочее пространство. Благодаря их особенностям компании могут управлять полным жизненным циклом своих цифровых документов в одном решении.
Система управления документами работает, позволяя захватывать, хранить, извлекать, защищать и совместно использовать документы в одном репозитории. Она служит основой для оцифровки документов и автоматизации внутренних процессов для достижения наиболее эффективных и действенных бизнес-операций.
Оцифровка документов рассматривается как первый шаг к реализации всего потенциала важной информации, содержащейся в них. Это непростая процедура, но выгода для будущего и прибыльности фирмы огромна.
Ежедневное управление тоннами документов требует наличия системы, которая дает вам мощность и функциональные возможности для обеспечения правильного захвата ваших документов, их безопасного хранения, надлежащего управления и, что наиболее важно, чтобы процессы, ориентированные на документы, были автоматизированы для ускорения работы и более эффективного завершения задач.
Что такое электронный документооборот?
Это программное обеспечение, используемое для сбора, хранения, управления и простого извлечения данных в организации. ЭДО часто используется для обозначения всеобъемлющего плана того, как корпорация сохраняет, организует и записывает электронные документы.
ЭДО включает в себя все возможности управления документами, такие как контроль версий, история, контрольные журналы, управление метаданными и архивами, сложный поиск и простое сотрудничество между участниками. Кроме того, некоторые из этих систем позволяют без труда собирать документы с помощью автоматического сбора данных, что упрощает поиск любого документа вашим сотрудникам за считаные секунды.
Эти технологии имеют решающее значение для каждой организации, независимо от размера или сектора, поскольку они должны начать процесс перехода своей фирмы на полностью цифровую среду, пока не стало слишком поздно.
Как работает ЭДО
Система управления документами работает лучше всего, если у нее есть план, готовый для предприятия, чтобы определить, как документы должны собираться, храниться, защищаться и распространяться.
Три основные функции системы управления документами заключаются в сборе, хранении и распространении документов. Это наиболее важные функции, которыми должна обладать каждая система, чтобы помочь организациям управлять постоянно растущими объемами создаваемых ими документов.
Эти преимущества позволяют искать документы за считаные секунды, ограничивать несанкционированный доступ, управлять всем жизненным циклом документов и обмениваться информацией с членами команды, не опасаясь утечки данных.
Вашим сотрудникам больше не придется бегать по кабинетам, собирая подписи на документе. Каждый специалист сможет в удобное для него время рассмотреть и подписать договор одним щелчком мыши.
Подключиться к системе ЭДО от Контур.Диадок можно на сайте.
