Воспитывать своих секретарей либо самим отвечать на телефонные звонки — такой совет дала вчера губернатор Петербурга Валентина Матвиенко членам городского правительства. Поводом для разбора полетов стала жалоба председателя Научно-технического совета при правительстве Санкт-Петербурга Василия Глухих, который посетовал, что не смог дозвониться до председателя КГИОП Веры Дементьевой.
Глухих искренне возмутило отсутствие субординации в органах исполнительной власти, о чем он и заявил, взяв слово на заседании правительства Петербурга. "Всегда почему-то заняты. Вспоминаю старые времена, когда у таких смольнинских людей телефоны стояли на столе и они отвечали сами. Месяц меня не соединяли с Верой Анатольевной Дементьевой. Сегодня я написал письмо. Ни ответа ни привета. Месяц мне говорят, что она занята".
Вслед за этим чиновницу отчитала Валентина Матвиенко: "Я не допускаю, чтобы вам доложил секретарь и вы не ответили. Вам надо уволить секретаря? Если есть проблема, нужно ответить и не демонстрировать вашу занятость. Вера Анатольевна, чтобы я о таком больше не слышала! Сделайте выводы и повоспитывайте ваших секретарей!"
Любопытно, что петербургские журналисты неоднократно выражали возмущение тем, как сотрудники ведомства реагируют на официальные запросы СМИ. О непростом опыте общения с представителями комитета представители медиасообщества рассказали Лениздат.Ру неделю назад. Будем надеяться, ситуация наконец изменится с подачи Василия Глухих.
Глухих не отвечает
Попытка связаться с самим возмутителем спокойствия и, видимо, теперь еще и грозой всех смольнинских секретарей — председателем Научно-технического совета при правительстве Санкт-Петербурга Василием Глухих не удалась. Корреспондент ЗАКС.Ру позвонил ему на работу в НИИ электрофизической аппаратуры. Однако по указанному номеру трубку не снимали ни 27 апреля, ни утром 28-го. Заместитель генерального директора НИИ Татьяна Михеева, посоветовавшая позвонить по этому номеру, сообщила, что "Василий Андреевич бывает в научно-исследовательском институте редко". Правда, у Глухих есть секретарь Валентина Егоровна, но она тоже бывает на рабочем месте нечасто, добавила она.
Таким образом, Василий Глухих продемонстрировал, что и сам способен успешно исполнять роль труднодоступной персоны.
Секретарь на связи
Обратиться в КГИОП оказалось проще. После некоторого ожидания ЗАКС.Ру удалось связаться со второй участницей кадровой мелодрамы. Секретарь Ольга Мартыненко подтвердила, что ей известно об обвинении в ее адрес, однако высказывать личное мнение она не считает возможным.
В защиту секретаря высказалась ее руководитель — глава КГИОП Вера Дементьева: "Ольга — исполнительный работник, у меня нет причин ей не доверять, — сказала она. — Каждое обращение она регистрирует, график работы соблюдает, а нередко работает и сверх положенного. Нет такого, чтобы строго от и до. Работников комитета, да и меня можете застать и в 8.30, и в 20.30. Так что пощадите секретаря — Ольга второй день плачет!"
По словам Веры Дементьевой, подобные претензии в ее практике впервые. "Возможно, академик Василий Глухих на что-то обижен", — сказала она. По ее словам, Глухих предложил комитету установку по очистке лазером фасадов стоимостью 12 млн рублей. Вопрос ее применения непростой, поскольку комитет уже использует аналогичные установки с 2000 года. Причем стоимость этих установок — около 1,2 млн рублей, то есть ниже в десять раз, сообщила Дементьева. Тем не менее, по ее словам, комитет попросил Василия Глухих предоставить отчеты о применении его установки и другую документацию.
"Никакого футбола нет"
Между тем в городском правительстве не считают, что ситуация, в которой оказался Василий Глухих, симптоматична. Высокопоставленный чиновник из Смольного сообщил ЗАКС.Ру, что ситуацию едва ли можно назвать типичной. "Никакого футбола нет, — рассказал нам он. — Всем, особенно первым лицам города, положено реагировать на звонки". Комментируя инцидент, он заметил: "Это вопрос, который надо адресовать непосредственно чиновнику и его руководителям".
"Отмечу лишь, что на таком месте нет непрофессионалов, — заключил источник. — Те, кто работает на подобных должностях, понимают меру своей ответственности. Секретари работают с утра до вечера. А кто работает непрофессионально, в правительстве не задерживается".
Сквозь секретарский кордон: инструкция по применению
Вопрос о том, что же в профессии секретаря именуется профессиональной работой, остается открытым. Опытный секретарь руководителя отсеивает от 30 до 80% телефонных звонков и отправляет в корзину до 90% его почты, замечают сведущие кадровики. Впрочем, что говорить, если впервые секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Один из известных консультантов по вопросам организации управления в США Алекс Маккензи уверяет, что самый действенный способ облегчения бремени телефонных разговоров — наличие квалифицированной защиты в лице секретаря.
Телефон — одно из основных орудий труда секретаря, сообщает он. По расчетам специалистов, в течение рабочего дня секретарь от 20 до 80 раз дает короткие справки типа: "Еще не был", "Ушел на обед", "Идет совещание". Кроме того, он от 10 до 30 раз ведет телефонные переговоры продолжительностью до одной минуты и от трех до 15 раз — продолжительностью свыше минуты. В общей сложности до 75% вопросов, возникающих в течение рабочего дня, секретарь решает по телефону.
Отфутболивание входит в функционал секретаря под кодовым названием "телефонное обслуживание". Согласно методическому пособию, которое опубликовал московский Клуб секретарей, в перечень этого обслуживания входит: фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю, запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя, переадресовка телефонных звонков другим сотрудникам.
Однако на каждое действие есть противодействие. Тут-то и пригодятся советы экспертов о том, как прорваться через секретарский кордон. Вот какие пять телефонных способов прорваться описал газете "Ведомости" генеральный директор консультационной компании "Пентаграмма-групп" Константин Мельников.
Первый метод называется "Сквозь экран". Надо говорить министерским тоном и низким голосом, с такими интонациями, будто, если секретарь тут же не соединит, этот день работы станет для него последним, пишет он.
Второй метод называется "Под экраном". Стандартный день работы секретаря — с 9 до 18 часов. Если позвонить в полдевятого или после шести, довольно часто звонок автоматически переадресуется в кабинет руководителя, рабочий день которого длиннее секретарского, дает совет Мельников. Еще одна рекомендация звучит так: если секретарь спрашивает: "По какому вопросу?", можно ответить: "По личному". Правда, это срабатывает, если секретарь неопытный. "Он сам просил позвонить", "Он знает, по какому вопросу" — тоже неплохой ответ.
И, наконец, на просьбу секретаря оставить координаты можно продиктовать только номер телефона и повесить трубку. "Когда не останется ни фамилии, ни названия компании, ни сути вопроса, это вызывает чувство тревоги, что заставляет перезвонить", — уверен эксперт.
Алиса Кустикова
Максим Рутгер